Сотрудник Университета Западной Австралии Дэвид Гланс опубликовал колонку о том, почему до сих пор никому не удалось создать удобное воплощение электронной почты и как человечество может в будущем решить проблему завалов в электронных ящиках.

Несмотря на развитие социальных сетей и мессенджеров, электронная почта все еще является доминирующим способом цифровой коммуникации. Следующие несколько лет в сфере бизнеса email будет использоваться еще чаще, а вот простые потребители, наоборот, начнут понемногу о ней забывать — по 4% за каждый год. К 2018 году среднему работнику коммерческой сферы придется работать со 140 электронными письмами в день. Сейчас это число равно 120.Хотя это и не особенно удивительно, тот факт, что мы вынуждены каждый день разбирать горы электронных писем, означает простую вещь — у нас все еще нет достаточно удобной технологии для обработки внушительной электронной корреспонденции.

Тут все как с диетами и накоплением богатства: быстро и просто очистить «входящие» не получается. Проблема схем вроде «inbox zero» и «Getting things Done» (GTD) заключается в том, что даже с ними человеку необходима определенная дисциплина и, самое главное, время. Ни одна из них не гарантирует того, что каждое новое письмо будет эффективно обрабатываться, как и того, что процесс работы с ним не вызовет стресса у получателя.

Email-клиенты, в описании которых сказано, что они помогают упростить процесс, обычно оказываются гораздо менее удобными, чем заявлено. Проблема заключается не в том, что у вас образовывается огромное количество писем, каждое из которых надо кликнуть, перетащить, удалить, отправить в архив или сохранить. Отнюдь, все дело в том, что у вас образовывается очередь из уведомлений, на каждое из которых нужно отреагировать. То есть необходимо потратить время на чтение и ответ, а затем заняться архивированием, удалением, распечаткой, ну и так далее. Все это занимает огромную часть рабочего процесса.

Время, которое вы тратите на обработку электронных писем, в целом зависит от того, что вы, как получатель, должны с ними делать. Сложность тут заключается в том, что они приходят не от обходительного менеджера проекта, который осведомлен о ваших рабочих обязанностях; обычно письма вам отправляет кто попало. Каждое из них зачастую не связано с остальными, а отправитель требует незамедлительного ответа так, будто в вашем почтовом ящике находится только это письмо, а сотен других не существует.

Это значит, что единственной эффективной стратегией является создание системы, в рамках которой нам, в ответ на приходящие сообщения, надо будет отвечать только «да» или «нет».

Если ваш выбор падает на «нет», то у вас будут следующие варианты: удалить письмо сразу или после того, как вы на него ответите. Если же вы нажимаете «да», тогда возникают иные вопросы: следует ли обработать письмо незамедлительно, переслать его, или же вернуться к нему позднее.

С точки зрения программного обеспечения, главной опцией в email-клиенте является возможность удалять письма. Отправлять их в архив нет смысла, потому что вы к ним все равно не вернетесь. В худшем случае, если вы удалите письмо, которое впоследствии окажется важным, человек может просто отправить его вам заново. Учитывая, что по сравнению с возможностью удалять сообщения, остальные опции уходят на второй план, удивительно, что Google (в частности), построили свою систему электронных писем вокруг концепции никогда не удаляемых писем. В разделе «Мусор» Gmail написано: «Зачем удалять, когда у вас столько места?!»

Google и иже с ними заинтересованы в том, чтобы люди сохраняли электронные письма, а не удаляли их. Во-первых, они хотят, чтобы им платили за дополнительное место в облаке, после того, как бесплатное иссякнет. Во-вторых, хранимую таким образом информацию можно анализировать и строить на ней маркетинг.

1

Последний email-клиент Google под названием Inbox, который сейчас проходит стадию закрытого бета-теста, является еще одной попыткой разобраться с проблемой накопления электронных писем. И хотя внешний вид, по сравнению с утилитарным Gmail, стал выглядеть более «мило», с главной проблемой — как избавиться от большого количества писем за короткий промежуток времени — так никто и не разобрался.

Inbox позволяет разбивать их на категории вроде «путешествия», «финансы» и «покупки». К сожалению, это всего лишь группировка вещей по тематическому признаку, которая не помогает разобраться с тем, какое из писем действительно представляет ценность, а какое нет; какое нужно прочитать немедленно, а какое проигнорировать. Удаление осуществляется в два шага, поскольку кнопка, отвечающая за него, скрыта в выпадающем меню.

Еще одной компанией, желающей, чтобы люди хранили письма, а не удаляли их, является Dropbox. Как и Google, они хотят, чтобы люди платили им за дополнительное место в облаке. В их продукте под названием Mailbox архивирование, «усыпление» и подшивка писем являются стандартными функциями. А вот удаление сообщений реализовано сложнее, чем следовало бы. Пожалуй, электронная переписка станет проще только в одном случае: если люди вообще перестанут отправлять письма.

Двумя главными возможностями в идеальном email-клиенте будут:

  1. Огромный вопрос: «Вам правда необходимо отправить это сообщение?», который будет появляться каждый раз, когда вы будете готовы выслать письмо, не являющееся ответом.
  2. Возможность легким движением руки удалять электронные письма. 
Все остальное — второстепенно.

https://clck.ru/9SMVU